(846) 207-35-01, 8 917-940-10-65
8 937-078-80-01
Главная страница Конференц-залы Проведение научной конференции

Проведение научной конференции

Проведение научной конференции: место встречи

В списке деловых мероприятий научные конференции всегда находились на особом положении. Тем более в таком ученом городе, как Самара, которая не раз становилась точкой отсчета прорывных технологий, передовых научных программ и медицинских открытий.

Для ученых людей эта практика имеет отдельную ценность. Она дает возможность поделиться опытом, вынести на рассмотрение свое открытие, найти узкое место в собственных исследованиях. Но для успеха – практического и научного – подобной конференции крайне важно соблюсти ряд требований по организации такого события.

Организация научной и научно-практической конференции

Сложности проведения научно-практической конференции начинаются с подбора площадки. Да, в Самаре эти трудности не отягощены высокой загрузкой залов, как в Москве, или огромным количеством подрядчиков, как в Петербурге. Именно поэтому проведение научной конференции в промышленном городе становится таким удачным решением.

И все же подходить к выбору зала для встречи участников надо ответственно. Как правило, во исполнение всех заявленных требований к месту создается полноценная комиссия. Часто – из числа местных участников будущего события.

Заниматься подбором площадки для организации встречи коллег, наставников и соавторов научных проектов – это большая честь и весьма непростое дело. Начать здесь надо с построения четкой системы требований:

  • вместительность: большинство закрытых научно-практических конференций предполагают участие до 30 человек, но здесь очень многое зависит от формата;
  • сопровождение: опять же, форма мероприятия предопределяет потребность в канцелярских и отраслевых принадлежностях, раздаточных материалах, прочих аксессуаров;
  • техническое оснащение зала: любая конференция включает демонстрационный или разъяснительный блок, докладчикам нужны инструменты для выстраивания выступлений на нужном уровне.

Формат научной конференции – первая точка отчета программы выбора места

Наиболее эффективными форматами мероприятий для представителей ученого мира остаются:

  1. Тренинги. Их цель – формирование отношения молодых специалистов к работе, повышение квалификации начинающих ученых, воспитание той самой увлеченности наукой, которая стоит за успехом каждого открытия. Такие события требуют большого пространства, качественного технического сопровождения, эффективной расстановки мебели.
  2. Семинары. Крайне ценный формат деловых научных мероприятий. Отправная площадка для прогрессивных отраслевых технологий. Здесь на первое место выходит оформление зала, техническое наполнение, качественный подход к тайм-менеджменту, грамотная организация перерывов на кофе.
  3. Проведение научно-практической конференции. Не требует залов большой вместительности (до 10-12 человек), но определяет серьезность подготовительного этапа. Площадка для такого собрания должна быть полностью оснащена необходимым оборудованием/приспособлениями для проведения опытов, доказательных экспериментов, подтверждения предложенных теорий.

Потребности мероприятия

В зависимости от численности участников, формата встречи, ее целей, темы и предмета обсуждения техническая потребность зала может включать:

  • один или несколько микрофонов;
  • проектор для визуализации данных докладчиком;
  • компьютерную технику (ноутбук, большой дисплей);
  • полноценная аудиосистема;
  • современное оборудование для онлайн трансляций.

Кроме того, встречи отраслевого масштаба часто снимают для архивов научных центров, что предусматривает наличие камеры.

Высоки требования к созданию акустики в таких залах. Во многом ее определяет грамотная расстановка мебели. Из обязательных сопроводительных потребностей (при любом формате) – ручка и блокнот для каждого участника, раздаточный материал. Может потребоваться сувенирная продукция.

Все из перечисленного обычно готовы предоставить сами арендаторы залов. В отельном комплексе «Веструм», в частности, помимо перечисленного оборудования участникам встречи доступны еще и услуги IT-специалиста, мобильные системы (колонки, камера, монитор, системный блок) и многое другое.

Из расчета численности участников конференции здесь можно выбрать один из четырех залов-«городов»:

  • «Москва» вмещает 80-90 человек, идеально подходит для тренингов, семинаров, практикумов;
  • «Сочи» – более компактный зал на 25-55 персон;
  • «Мурманск» – оптимальное помещение для обсуждений серьезных вопросов в формате круглого стола (вмещает до 12 человек);
  • Зал «Санкт-Петербург» (10 человек) подходит для докладов, обсуждений, практикума.

Программа встречи ученых: не только конференция

Научный формат конференций нельзя недооценивать. При грамотной организации такие мероприятия приобретают вес не только на уровне бизнеса или отрасли. Они имеют значение в государственном масштабе, а иногда – и общечеловеческом.

Но при всей важности их открытий ученые остаются людьми с человеческими потребностями. И ограничивать их семинар или встречу одними лишь научными докладами или практическими работами нельзя.

Полноценная культурно-социальная программа должна сопровождать любое подобное мероприятие. Это также важно учитывать при проведении научно-практической конференции. Учитывая, что 90% участников в половине случаев будут иногородними, можно пойти по единственно верному пути.

Подобрать конференц-зал в отеле и получить сразу комплекс положительных эффектов.

  • Размещение гостей-участников в том же здании, где будут проходить встречи.
  • Возможность совмещения долговременной конференции с качественным питанием (можно организовать подачу блюд прямо в зал семинара или сделать перерыв для посещения кафе «Три Оленя»).
  • Эффективные развлекательные программы после деловой части мероприятия. В отеле часто проводятся культурные мероприятия, устраиваются экскурсии, предлагаются услуги гида или транспорт для городских променадов.

В условиях гостиничного комплекса гости смогут принимать комфортные для них решения – отправиться в свой номер при желании или принять участие в массовой культурной программе. При этом никаких сложностей с тем, чтобы успеть на основную часть (конференцию) ни для кого не возникнет.

 

Самый большой конференц зал, вмещающий до 90 гостей в зависимости от расстановки мебели. Подходит для семинара и под конференцию. Зал оснащен по последнему слову техники, позволяя вести видеосъемку, а также её трансляцию в другие залы отеля.

Стоимость аренды зала: 2 000 рублей в час.
Забронируй конференц-зал онлайн со скидкой 10%

Подробнее

 

Максимально допустимое количество участников – 50 человек. Схематически «Сочи» не отличается от зала «Москва», но имеет меньшую площадь. Предназначен для учебных целей, заседаний совета директоров, интервью или собеседования.

Цена конференц зала: 1 500 рублей в час.
Забронируй конференц-зал онлайн со скидкой 10%

Подробнее

 

Небольшие помещения, но идеальные варианты для тех, кому нужно снять конференц зал недорого. Круглый стол в зале «Мурманск» - до 12 человек, стол на 10 человек в зале кабинетного типа «Санкт-Петербург».

Цены аренды зала: 1 000 рублей в час.
Забронируй конференц-зал онлайн со скидкой 10%

Подробнее

Возникли проблемы с бронированием?
Мы вам поможем! Напишите нам
Или позвоните по телефону: +7 (846) 207-35-01
Достопримечательности в шаговой доступности
Бесплатный Wi-Fi в каждом номере
Яндекс.Метрика