Проведение научной конференции: место встречи
В списке деловых мероприятий научные конференции всегда находились на особом положении. Тем более в таком ученом городе, как Самара, которая не раз становилась точкой отсчета прорывных технологий, передовых научных программ и медицинских открытий.
Для ученых людей эта практика имеет отдельную ценность. Она дает возможность поделиться опытом, вынести на рассмотрение свое открытие, найти узкое место в собственных исследованиях. Но для успеха – практического и научного – подобной конференции крайне важно соблюсти ряд требований по организации такого события.
Организация научной и научно-практической конференции
Сложности проведения научно-практической конференции начинаются с подбора площадки. Да, в Самаре эти трудности не отягощены высокой загрузкой залов, как в Москве, или огромным количеством подрядчиков, как в Петербурге. Именно поэтому проведение научной конференции в промышленном городе становится таким удачным решением.
И все же подходить к выбору зала для встречи участников надо ответственно. Как правило, во исполнение всех заявленных требований к месту создается полноценная комиссия. Часто – из числа местных участников будущего события.
Заниматься подбором площадки для организации встречи коллег, наставников и соавторов научных проектов – это большая честь и весьма непростое дело. Начать здесь надо с построения четкой системы требований:
- вместительность: большинство закрытых научно-практических конференций предполагают участие до 30 человек, но здесь очень многое зависит от формата;
- сопровождение: опять же, форма мероприятия предопределяет потребность в канцелярских и отраслевых принадлежностях, раздаточных материалах, прочих аксессуаров;
- техническое оснащение зала: любая конференция включает демонстрационный или разъяснительный блок, докладчикам нужны инструменты для выстраивания выступлений на нужном уровне.
Формат научной конференции – первая точка отчета программы выбора места
Наиболее эффективными форматами мероприятий для представителей ученого мира остаются:
- Тренинги. Их цель – формирование отношения молодых специалистов к работе, повышение квалификации начинающих ученых, воспитание той самой увлеченности наукой, которая стоит за успехом каждого открытия. Такие события требуют большого пространства, качественного технического сопровождения, эффективной расстановки мебели.
- Семинары. Крайне ценный формат деловых научных мероприятий. Отправная площадка для прогрессивных отраслевых технологий. Здесь на первое место выходит оформление зала, техническое наполнение, качественный подход к тайм-менеджменту, грамотная организация перерывов на кофе.
- Проведение научно-практической конференции. Не требует залов большой вместительности (до 10-12 человек), но определяет серьезность подготовительного этапа. Площадка для такого собрания должна быть полностью оснащена необходимым оборудованием/приспособлениями для проведения опытов, доказательных экспериментов, подтверждения предложенных теорий.
Потребности мероприятия
В зависимости от численности участников, формата встречи, ее целей, темы и предмета обсуждения техническая потребность зала может включать:
- один или несколько микрофонов;
- проектор для визуализации данных докладчиком;
- компьютерную технику (ноутбук, большой дисплей);
- полноценная аудиосистема;
- современное оборудование для онлайн трансляций.
Кроме того, встречи отраслевого масштаба часто снимают для архивов научных центров, что предусматривает наличие камеры.
Высоки требования к созданию акустики в таких залах. Во многом ее определяет грамотная расстановка мебели. Из обязательных сопроводительных потребностей (при любом формате) – ручка и блокнот для каждого участника, раздаточный материал. Может потребоваться сувенирная продукция.
Все из перечисленного обычно готовы предоставить сами арендаторы залов. В отельном комплексе «Веструм», в частности, помимо перечисленного оборудования участникам встречи доступны еще и услуги IT-специалиста, мобильные системы (колонки, камера, монитор, системный блок) и многое другое.
Из расчета численности участников конференции здесь можно выбрать один из четырех залов-«городов»:
- «Москва» вмещает 80-90 человек, идеально подходит для тренингов, семинаров, практикумов;
- «Сочи» – более компактный зал на 25-55 персон;
- «Мурманск» – оптимальное помещение для обсуждений серьезных вопросов в формате круглого стола (вмещает до 12 человек);
- Зал «Санкт-Петербург» (10 человек) подходит для докладов, обсуждений, практикума.
Программа встречи ученых: не только конференция
Научный формат конференций нельзя недооценивать. При грамотной организации такие мероприятия приобретают вес не только на уровне бизнеса или отрасли. Они имеют значение в государственном масштабе, а иногда – и общечеловеческом.
Но при всей важности их открытий ученые остаются людьми с человеческими потребностями. И ограничивать их семинар или встречу одними лишь научными докладами или практическими работами нельзя.
Полноценная культурно-социальная программа должна сопровождать любое подобное мероприятие. Это также важно учитывать при проведении научно-практической конференции. Учитывая, что 90% участников в половине случаев будут иногородними, можно пойти по единственно верному пути.
Подобрать конференц-зал в отеле и получить сразу комплекс положительных эффектов.
- Размещение гостей-участников в том же здании, где будут проходить встречи.
- Возможность совмещения долговременной конференции с качественным питанием (можно организовать подачу блюд прямо в зал семинара или сделать перерыв для посещения кафе «Три Оленя»).
- Эффективные развлекательные программы после деловой части мероприятия. В отеле часто проводятся культурные мероприятия, устраиваются экскурсии, предлагаются услуги гида или транспорт для городских променадов.
В условиях гостиничного комплекса гости смогут принимать комфортные для них решения – отправиться в свой номер при желании или принять участие в массовой культурной программе. При этом никаких сложностей с тем, чтобы успеть на основную часть (конференцию) ни для кого не возникнет.
